Nous allons vous confier 3 basiques, 3 informations pour être un bon Secrétaire de Séance en commissions ou comités, étant nous même une entreprise spécialisé dans la rédaction de comptes rendus, de procès-verbaux de réunions.
L'activité principale d'Atrium Secrétariat Externe (A.S.E.) depuis 20 ans est d'accompagner, aider les secrétaires et secrétaires adjoints des Comités d'entreprises ou d'associations, comme les Comité Social et Economique (CSE), mais aussi les secrétaires de Commissions, comme les CSSCT, les CSP (Commission Secondaire du Personnel), et toutes autres réunions d'entreprises, telles que les Assemblées Générales, Conseil d'Administration.
Nous avons créé cet article pour partager notre expérience par rapport aux missions de rédaction du procès-verbal pour les secrétaires et secrétaires adjoints aux réunions d'entreprises et associations.
En sachant que cet article pour une personne qui n’a jamais été secrétaire de CSE, secrétaire CSSCT ou autres réunions. Il va reprendre des basiques de la rédaction de procès-verbaux, comme la prise de notes, l’enregistrement audio et la rédaction de comptes-rendus, de procès-verbaux.
Si vous avez connaissance de ces impératifs, mais que vous souhaitez faire appel à un service spécialisé dans la rédaction de procès-verbal, tel que notre service :
1. SAVOIR PRENDRE DES NOTES PENDANT LA REUNION
La prise de notes peut paraître simple en premier abord, mais vous pourrez le demander à notre équipe de rédactrices, présente sur toute la France, cela demande de la technique et de connaître les informations qui seront utiles pour la rédaction du procès-verbal de réunion.
Les informations primordiales à prendre en note, pour pouvoir rédiger un compte-rendu de réunion complet :
L’heure de début de la réunion et l’heure de fin.
Cela dépendra de votre type de réunion professionnelle et de la longueur de celle-ci, mais vous pourrez aussi noter les horaires des pauses.
Par exemple : la pause méridienne pour une réunion CSE qui dure toute la journée.
Les personnes présentes, absents excusés à la réunion et leurs fonctions
Il faut bien noter le nom des personnes suivantes présentes à la réunion : Président, Secrétaire, Trésorier, Membre titulaire, Membre suppléant et l’Organisation Syndicale des membres.
Les points de l’ordre du jour
Ces informations permettent de structurer le procès-verbal du comité, de la commission ou de la réunion et de savoir si nous sommes au début, au milieu ou à la fin de la réunion.
Les prises de paroles.
C’est souvent le plus complexe et la raison du pourquoi les personnes en charge du procès-verbal, relevé de positions, de décisions et autres, font appel à notre service. Il est difficile de participer à la réunion en même temps que d’observer qui parle à quel moment et de la noter. Cela permet pourtant d’avoir un compte-rendu complet lors de la retranscription.
Pour connaître nos tarifs sur la prestation complète comprenant la prise de notes en réunion sur place ou en distanciel, par vidéoconférence : contactez-nous.
2. FAIRE L’ENREGISTREMENT AUDIO DE LA RÉUNION
L’enregistrement audio d’une réunion que ce soit une réunion CSE (Comité Social et Economique), CSSCT (Commission de Santé, Sécurité et Conditions de Travail) CSP (Commission Secondaire du Personnel), AG (Assemblée Générale), etc. dépend des membres. La Loi Rebsamen permet l’autorisation d’enregistrer la réunion si la majorité des membres est d’accord avec cela.
Notre service privilégie l’enregistrement audio de la réunion lorsqu’il est possible, car cela permet de pouvoir rédiger un procès-verbal de qualité en accord avec ce qu’il a réellement était dit et non par rapport à la mémoire et les notes prises qui peuvent parfois être faussées.
Un fichier audio de qualité dépend :
Du matériel utilisé pour l’enregistrement audio d’une réunion. D’ailleurs nous proposons la location d’un enregistreur audio professionnel, permettant un enregistrement de qualité et simple d’utilisation. Nous utilisons surtout les enregistreurs Olympus.
De l’emplacement de l’enregistreur audio. Il faut surtout éviter les sons parasites à côté de celui-ci et le placer au milieu pour pouvoir entendre l’ensemble des personnes présentes à la réunion.
Pour plus d’informations sur la location de matériel d’enregistrement audio ou de notre prestation complète incluant la prise de notes et l’enregistrement audio d’une séance,
3. RÉDACTION DU PROCÈS-VERBAL
La rédaction du procès-verbal de réunion, ou du compte-rendu, dépend donc de la prise de notes et de l’enregistrement audio. La retranscription sera plus facilement de qualité si toutes les informations de la séance, de la réunion, sont réunies.
Après, il faut choisir quel type de retranscription vous souhaitez rédiger.
Nous avons fait un article complet sur les différents types de procès-verbaux de réunions.
Ainsi, même si vous choisissez un compte-rendu succinct de votre comité, commission, entretien ou réunion, vous remarquerez que cela prend du temps. Un travail de rédaction de qualité prend de 2 à 5 heures de retranscription pour chaque heure de réunion.
Nos clients nous appellent souvent lorsqu’ils sont dépassés par la tâche qu’il faut respecter dans les délais impartis.
Pour un tarif horaire avec un bon rapport qualité/prix, nous faisons cette rédaction de procès-verbal de réunion pour vous. Nous avons plusieurs solutions pour vous simplifier la tâche de secrétaire de séance, soit vous nous transmettez des notes, des audios par mails ou en présentiel, soit notre rédactrice est présente à la réunion et fait la rédaction par la suite.
Par rapport aux délais demandés pour la rédaction, nous respectons toutes les demandes faites en amont de la réunion :
10 jours ouvrés en délai normal pour respecter la loi Rebsamen ;
3 à 5 jours ouvrés lorsque vous demandez un délai court ;
48 à 72h lorsque vous avez besoin du procès-verbal, relevé de décisions ou autres types de comptes-rendus dans un délai urgent.
Il ne faut pas oublier que chaque réunion, chaque entreprise à des codes. Il faut donc s’adapter à chacune des réunions, à chaque comité, commission et entreprise. La rédactrice, secrétaire de séance qui rédigera le procès-verbal pour vous, saura s’adapter et répondre à vos attentes.
Notre rôle et notre mission sont de vous satisfaire dans le respect des mots.