ATRIUM Rédaction - 5 modèles de comptes rendus de réunion - Procès-verbaux

Nous avons regroupé ces cinq types de comptes rendus en 3 catégories. Pour chaque type de compte-rendu, procès-verbaux ci-après, nous allons vous détailler la définition et vous donner un exemple*.

Chaque type de compte-rendu, de procès-verbal de réunion est adaptable au besoin de la réunion et de l'organisme.


* Tous les exemples viennent d'une réunion d'entreprise factice inventée par l'une de nos rédactrices pour pouvoir illustrer nos cinq types de comptes rendus.

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RELEVÉ DE DÉCISIONS

Définition du relevé de décisions/de positions :

Ce type de procès-verbal de réunion est souvent associé à un autre, car comme son nom l'indique, il ne révèle que les décisions prises lors de la réunion. Ce type de compte-rendu de réunion est très court (maximum 2 pages), parfois sous forme de tableau, il ne reprend que les décisions, positions ou votes pris par les membres de la réunion.

Ce type de compte-rendu est souvent utilisé en réunion avec un ordre du jour garni, qui permet d'avoir un résumé succinct de ce qui s'est passé et des décisions prises lors d'une réunion d'entreprise, par exemple.


Exemple d'un relevé de décisions/de positions :

"La séance est ouverte à 9 h 00

1) Approbation du PV de la dernière séance

Le procès-verbal du CSE de la dernière séance est approuvé.


2) RGPD : note aux salariés, pour avis (présenté par M. Martin)

POUR : 4 voix

CONTRE : 0 voix

ABSTENTION : 0 voix

Cette note d’information sur la RGPD est approuvée à l’unanimité des membres présents.

La séance est levée à 9h20."


Pour tous demandes ou devis concernant notre travail de rédaction de comptes rendus, procès-verbaux : contactez-nous !

Notre service de rédaction est disponible dans toute la France, sur site ou à distance.



PROCÈS-VERBAL TYPE SYNTHÈSE

Dans cette catégorie, nous regroupons deux types de synthèses : le compte-rendu type synthèse brève et type synthèse standard. Nous avons remarqué qu'en fonction des réunions d'entreprises et des demandes des clients, il fallait proposer deux types de synthèses, une plus synthétique que l'autre.


SYNTHÈSE BRÈVE

Définition de la synthèse brève

La synthèse brève est comme son nom l'indique très synthétique. Ce genre de procès-verbal reprend seulement les éléments essentiels de la réunion d'entreprise.

Cette solution est parfaite pour les réunions où il y a peu de personnes présentes et où il n'y a pas beaucoup de débats. Ce type de compte-rendu permet d'avoir une lecture rapide du déroulement de la réunion d'entreprise.


Exemple d'une synthèse brève :

"1) Approbation du PV de la dernière séance

Le procès-verbal a été diffusé, avant la séance, aux membres de ce CSE.

Le procès-verbal du CSE de la dernière séance est approuvé.


2) RGPD : note aux salariés, pour avis (présenté par M. Martin)

M. Martin présente le nouvel article ajouté à la note, au paragraphe 3.

Suite à la demande d'un membre, M. Martin explique que ce texte est une clause obligatoire pour certains cas comme un contrôle URSSAF.

Par rapport à une autre question d'un membre, M. Martin répond que cette note sera envoyée courant de la semaine prochaine à tous les salariés, si celle-ci est validée en séance aujourd’hui.

Le Secrétaire rappel que la note avait été validée, avant cet ajout.

Madame la Présidente propose de passer au recueil des votes.

POUR : 4 voix

CONTRE : 0 voix

ABSTENTION : 0 voix

Cette note d’information sur la RGPD est approuvée à l’unanimité des membres présents."


Si vous souhaitez que nous rédigions pour vous des synthèses de réunion : contactez-nous !

Notre service de rédaction de comptes rendus, procès-verbaux est disponible dans toute la France, sur site ou à distance.



SYNTHÈSE STANDARD

Définition de la synthèse Standard

La synthèse standard est le type de compte-rendu le plus demandé par nos clients, car elle répond au mieux à la loi Rebsamen sur l'indication des positions de chaque personne présente à la réunion.

Ce type de procès-verbal à la 3e personne du singulier retranscrit les échanges de la réunion en créant une synthèse des prises de paroles.

Elle exclut toutes les répétitions et les informations qui ne sont pas pertinentes aux débats en cours. Toutefois, le procès-verbal de type synthèse standard est plus développé, soit plus complet que la synthèse brève.


Exemple d'une synthèse standard :

"Madame la Présidente ouvre la séance à 9h00.

1) Approbation du PV de la dernière séance

La Président informe que le procès-verbal a été diffusé, avant la séance, aux membres de ce CSE.

Le procès-verbal du CSE de la dernière séance est approuvé.


2) RGPD : note aux salariés, pour avis (présenté par M. Martin)

Suite à une proposition de M. Martin, les Membres qui n’ont pas eu le temps de lire le document avant la séance lisent le document.

M. Martin présente le nouvel article ajouté à la note, au paragraphe 3 :

« Une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une disposition légale ou règlementaire »

M. Robert aimerait avoir plus d’informations sur ces dispositions légales ou règlementaires.

M. Martin explique que ce texte, ajouté par les avocats-conseils de l’entreprise, est une clause obligatoire pour certains cas comme un contrôle URSSAF.

Madame la Présidente ajoute que cela restera exceptionnel.

Mme Thomas pense que cette note est importante. Elle demande, donc, quand celle-ci sera

envoyée aux salariés.

M. Martin répond que cette note sera envoyée courant de la semaine prochaine à tous les

salariés, si celle-ci est validée en séance aujourd’hui.

Le Secrétaire rappelle que la note avait été validée, avant cet ajout.

En l’absence de remarques ou questions supplémentaires, Madame la Présidente propose de passer au recueil des votes.

POUR : 4 voix

CONTRE : 0 voix

ABSTENTION : 0 voix

Cette note d’information sur la RGPD est approuvée à l’unanimité des membres présents.

Madame la Présidente remercie les membres et lève la séance à 9h20."

Si vous souhaitez que nous rédigions pour vous des synthèses de réunion : contactez-nous !



PROCÈS-VERBAL TYPE "STÉNOTYPIE"

Encore une fois, nous avons regroupé dans cette catégorie deux types de comptes rendus, de procès-verbaux. Il y a le procès-verbal type intégral et le procès-verbal exhaustif de réunion. Ces deux comptes-rendus sont les plus complets et les plus longs, puisqu'ils reprennent tous les échanges avec des différences sur cette retranscription. Il est aussi souvent utilisé pour les entretiens des ressources humaines ou les réunions du personnel, telle que la Commission Secondaire du Personnel.


COMPTE-RENDU EXHAUSTIF

Définition du compte-rendu exhaustif

Le procès-verbal exhaustif ou compte-rendu exhaustif retranscrit tous les échanges de chaque membre de la réunion, de l'entretien. Toutefois, même si le plus souvent, il est à la 1re personne du singulier, le procès-verbal exhaustif reformule les propos familiers et les tournures utilisés à l'oral et non à l'écrit. Ce travail de retranscription est l'un des plus longs à réaliser, même pour nos rédactrices expérimentées. Il permet aux personnes de connaître au plus près de l'audio ce qui a été dit pendant la réunion et quelle personne a pris la parole.

Ce type de rédaction est utilisé pour les réunions d'entreprises, mais aussi par les procès-verbaux des médecins, des avocats et autres professions libérales.


Exemple de compte-rendu exhaustif :

"2) RGPD : note aux salariés, pour avis

M. MARTIN : Certains d’entre vous m’ont indiqué qu’ils n’avaient pas eu le temps de lire cette note. Je laisse, donc, à ceux qui le souhaitent, le temps de la lire.

Les Membres lisent le document.

M. MARTIN : Avez-vous bien eu le temps de lire ou relire ce document ?

Les Membres : Oui général.

M. MARTIN : Vous l’avez peut-être remarqué pendant votre relecture, mais il y a seulement eu un ajout au paragraphe 3, je vais vous-en faire la lecture :

« Une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une disposition légale ou règlementaire ». Ce sera, donc, sur cet ajout que votre avis sera demandé.

M. ROBERT : J’aimerais des précisions sur ce point : en vertu d’une disposition légale ou

règlementaire.

M. Martin : C’est une ligne que les avocats-conseils de l'entreprise nous ont obligés d’ajouter. Je

précise qu’ils nous ont expliqué que ce point n’interviendra que pour les durées légales

demandées. Par exemple, pour un contrôle URSSAF, ils peuvent nous demander des documents traitant d’informations de salariées sur plusieurs années, soit un peu plus longtemps que la limite imposée par la RGPD.

Madame la Présidente : Cela reste vraiment exceptionnel. Cette clause est uniquement pour des cas peu communs.

M. ROBERT : Dans ce cas où cela reste exceptionnel, je suis d’accord.

Madame la Présidente : Avez-vous d’autres remarques ou questions ?

M. ROBERT : C’était mon unique question."


COMPTE-RENDU INTÉGRAL

Définition du compte-rendu intégral

Le procès-verbal type intégral ou mot-à-mot retranscrit intégralement les échanges et paroles exprimées à voix haute.

Ce type de compte-rendu est le plus connu, car nous le voyons depuis longtemps dans les films et séries entre autres. On plaisante sur ce type de compte-rendu, car il est rare que tous les mots sortis de notre bouche soient retranscrits dans un compte-rendu.

Ce procès-verbal reprend donc à la différence du compte-rendu exhaustif, toutes les expressions familières, les fautes de français et les répétitions, puisqu'il n'y a pas de reformulations, ni de tris qui est fait dans la retranscription d'après l'audio.

Il est utilisé pour tous les supports légaux et les comptes rendus, procès-verbaux ou retranscriptions obligatoires. C'est dans ce cas qu'il est parfois associé le relevé de décision, puisque le compte-rendu intégral peut être très long. La longueur de ce procès-verbal dépendant de la longueur de l'audio, comme pour nos 5 types de comptes-rendus proposés.


Exemple du compte-rendu intégral

"2) RGPD : note aux salariés, pour avis

M. MARTIN : Tout d’abord, on m’a indiqué avant la séance que certains membres n’avaient pas eu le temps de lire la note, donc je laisse à ceux qui le souhaitent le temps de la lire.

Les Membres lisent le document.

M. MARTIN : C’est bon ? Vous avez tous eu le temps de lire ou relire.

Les Membres : Oui, oui c’est bon.

M. MARTIN : Très bien. Vous avez peut-être remarqué pendant votre relecture, mais il y a

seulement eu un ajout au paragraphe 3, une petite ligne dont je vais vous refaire la lecture :

« Une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une disposition légale ou règlementaire ». C’est donc surtout sur ça que se posera l’avis.

M. ROBERT : je ne comprends pas bien ce que veut dire : en vertu d’une disposition légale ou règlementaire.

M. MARTIN : Alors, que je vous explique, c’est surtout une ligne que les avocats nous ont obligés à ajouter au cas où, par exemple, il y a un contrôle URSSAF. Parce que, je n’ai pas précisé, mais l’avocat m’a bien dit que cela interviendra uniquement pour les durées légales demandées. Donc, par exemple pour un contrôle URSSAF, ils peuvent demander d’avoir des documents où il y a des informations des salariés et ça sur plusieurs années, un peu plus longtemps que la limite normale imposée par la RGPD.

Madame la Présidente : oui, et puis cela reste vraiment exceptionnel. Cette clause est

uniquement pour des cas pas communs.

M. ROBERT : oui, d’accord. Tant que cela reste exceptionnel.

Madame la Présidente : d’autres remarques ou questions ?

M. ROBERT : C’était ma seule question."


Cela conclut la présentation de nos cinq types de comptes-rendus. Nous n'avons pu mettre qu'une partie de notre modèle pour les comptes-rendus de type Sténotypie, car sinon l'article aurait été trop long. Toutefois, si vous avez des questions complémentaires concernant nos solutions de rédaction de procès-verbaux, n'hésitez pas à nous contacter par mail ou par téléphone. Les informations de contact sont sur la page contact de notre site internet, lien ci-après :


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