Méthode et confidentialité

Notre méthode et nos garanties de confidentialité

Vos enregistrements restent sur notre propre serveur, du dépôt à la suppression.

Notre méthode en 7 étapes

1. Préparation

   Nous recevons l'ordre du jour, la convocation, la liste des participants et les supports. La rédactrice prépare la structure du PV et repère les points de vigilance : avis, votes, déclarations liminaires, engagements.

2. En séance

   Lorsque la rédactrice assiste à la réunion, sur place ou en visioconférence :

   • enregistrement professionnel, avec un second appareil en secours ;
   • prise de notes structurée, en parallèle de l'enregistrement ;
   • repères horaires ;
   • identification des intervenants ;
   • notes spécifiques lors des votes : question soumise et résultats.

3. Rédaction

   La rédactrice rédige selon le format choisi et votre trame : votre modèle Word ou la trame ASE.

4. Vérification plutôt qu’interprétation

   Quand un nom, un sigle ou un chiffre reste incertain, nous vérifions auprès de vous plutôt que d’interpréter.

5. Contrôle qualité à deux niveaux

   Autocontrôle complet par la rédactrice, puis relecture intégrale par une seconde personne.

6. Livraison

   Le projet de PV vous est livré au format Word, par lien de téléchargement sécurisé ou dans votre espace.

7. Corrections

   Corrections traitées sous 24 h, sans supplément lorsque l'erreur nous incombe. Les remarques récurrentes sont intégrées à vos consignes.

Contrôle qualité à deux niveaux

La rédactrice effectue d'abord un autocontrôle complet. Une seconde personne relit ensuite l'intégralité du PV. Elle réécoute les votes, les chiffres, les noms et les passages signalés, ainsi que des passages pris au hasard.

Confidentialité et sécurité de vos enregistrements

Les réunions que vous nous confiez contiennent des informations sensibles : situation économique, projets de réorganisation, cas individuels de salariés, décisions stratégiques. Leur protection n'est pas une option, c'est une condition de notre métier.

Voici, étape par étape, le parcours de vos fichiers chez ASE.

1. Vous nous transmettez vos enregistrements

   Vous déposez vos fichiers directement sur notre serveur, de deux façons :

   • un accès nominatif, si vous nous confiez régulièrement vos réunions ;
   • un lien de dépôt sécurisé, créé pour votre envoi.

   Nous n'utilisons pas de service de transfert grand public : vos fichiers ne transitent par aucune plateforme tierce.

2. Vos fichiers sont stockés sur notre serveur, à Nancy

   Nos fichiers sont hébergés sur notre propre serveur, installé dans nos locaux à Nancy, sans recours à un service cloud tiers. Les dossiers sont chiffrés. Aucune donnée n’est transférée hors de France.

3. Votre rédactrice travaille dans un espace dédié

   Chaque rédactrice dispose d’un accès individuel, limité à son propre dossier de travail. Elle y retrouve l’enregistrement et les documents de la réunion (ordre du jour, liste des participants, pièces présentées), et y dépose son projet de procès-verbal.

   Nos rédactrices travaillent directement sur notre serveur. Chaque accès est nominatif et tracé.

4. Nous vous livrons votre document

   Le procès-verbal est relu, puis mis à votre disposition par lien de téléchargement sécurisé ou dans votre espace.

5. Vos fichiers sont supprimés

   À la fin de la mission, les enregistrements et documents de travail sont supprimés. Vous pouvez aussi nous indiquer un autre délai de conservation. La suppression est attestée par écrit sur demande.

   Nos sauvegardes sont réalisées chaque jour, sur un second site, et ne sont conservées que 24 heures : un fichier supprimé disparaît aussi de nos sauvegardes dans ce délai.

Nos engagements de confidentialité

• Engagement de confidentialité signé avec nos clients, sur simple demande.
• Aucun stockage sur un cloud externe, aucun transfert de données hors de France.
• Accès nominatifs et tracés, pour nos clients comme pour nos rédactrices.
• Dossiers chiffrés.
• Tout incident de sécurité vous est notifié sous 48 h.
• Suppression après mission, ou selon vos instructions, attestée par écrit sur demande.
• Neutralité : nos rédactrices restent impartiales, quel que soit le sujet de la réunion.

Et l'intelligence artificielle ?

Rédaction 100 % humaine. Aucun outil d'IA n'intervient dans le traitement de vos enregistrements.

Pour aller plus loin : Transcription par IA ou rédaction humaine : que choisir ?

Continuité de service

Une interlocutrice unique, Judith Founchot, responsable d'exploitation, suit votre dossier : planification, documents préparatoires, livraisons, corrections et contrôle qualité final.

Si la rédactrice attitrée est indisponible, la continuité est assurée à trois niveaux :

1. une rédactrice attitrée à votre instance ;
2. une suppléante qui connaît déjà votre instance ;
3. une rédactrice du réseau national, avec passation du dossier de séance.

Le délai de livraison est maintenu dans les trois cas. Nous affectons une rédactrice proche de vos sites quand c’est possible : moins de frais de déplacement, une présence plus régulière.