Les 5 types de comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Chez ASE — Atrium Secrétariat Extérieur, nous rédigeons cinq types de comptes rendus et procès-verbaux de réunion, regroupés en trois grandes catégories. Pour chacun, voici sa définition et un exemple concret, afin de vous aider à choisir le format le plus adapté à votre réunion et à votre organisation.

Chaque type de compte rendu s’adapte au besoin de la réunion et de l’organisme : CSE, CSSCT, assemblée générale, conseil d’administration ou entretien.

Les exemples ci-dessous sont tirés d’une réunion d’entreprise fictive, créée par l’une de nos rédactrices pour illustrer les cinq formats.

Le relevé de décisions

Définition

Comme son nom l’indique, le relevé de décisions (ou relevé de positions) ne retient que les décisions prises lors de la réunion. C’est un document très court — deux pages au maximum, parfois présenté sous forme de tableau — qui reprend uniquement les décisions, positions ou votes des membres.

Il est souvent utilisé pour les réunions à l’ordre du jour chargé, lorsqu’un résumé succinct des décisions suffit. Il est fréquemment associé à un autre format plus détaillé.

Exemple

« La séance est ouverte à 9 h 00.

1) Approbation du PV de la dernière séance Le procès-verbal du CSE de la dernière séance est approuvé.

2) RGPD : note aux salariés, pour avis (présenté par M. Martin) POUR : 4 voix — CONTRE : 0 voix — ABSTENTION : 0 voix Cette note d’information sur le RGPD est approuvée à l’unanimité des membres présents.

La séance est levée à 9 h 20. »

Les synthèses

Selon les réunions et les demandes des clients, nous proposons deux niveaux de synthèse : la synthèse brève et la synthèse standard.

La synthèse brève

Définition. Très concise, la synthèse brève ne reprend que les éléments essentiels de la réunion. Elle convient aux réunions réunissant peu de participants et comportant peu de débats, et permet une lecture rapide du déroulé.

Exemple.

« 1) Approbation du PV de la dernière séance Le procès-verbal, diffusé avant la séance aux membres du CSE, est approuvé.

2) RGPD : note aux salariés, pour avis (présenté par M. Martin) M. Martin présente le nouvel article ajouté au paragraphe 3. À la demande d’un membre, il explique qu’il s’agit d’une clause obligatoire dans certains cas, comme un contrôle URSSAF. La note sera envoyée à l’ensemble des salariés la semaine suivante si elle est validée en séance. POUR : 4 voix — CONTRE : 0 voix — ABSTENTION : 0 voix La note est approuvée à l’unanimité des membres présents. »

La synthèse standard

Définition. C’est le format le plus demandé par nos clients. Rédigé à la troisième personne, il restitue les échanges sous forme de synthèse des prises de parole, en écartant les répétitions et les éléments sans lien avec les débats. Plus complet que la synthèse brève, il permet d’indiquer les positions de chaque personne présente.

Exemple.

« Madame la Présidente ouvre la séance à 9 h 00.

1) Approbation du PV de la dernière séance La Présidente informe que le procès-verbal a été diffusé avant la séance aux membres du CSE. Le procès-verbal de la dernière séance est approuvé.

2) RGPD : note aux salariés, pour avis (présenté par M. Martin) À la demande de M. Martin, les membres qui n’ont pas pu lire le document avant la séance en prennent connaissance. M. Martin présente le nouvel article ajouté au paragraphe 3 : « Une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une disposition légale ou réglementaire. » M. Robert souhaite des précisions sur ces dispositions. M. Martin explique qu’il s’agit d’une clause obligatoire dans certains cas, comme un contrôle URSSAF. Madame la Présidente ajoute que cela restera exceptionnel. Mme Thomas estime la note importante et demande quand elle sera envoyée. M. Martin répond qu’elle sera diffusée la semaine suivante si elle est validée en séance. POUR : 4 voix — CONTRE : 0 voix — ABSTENTION : 0 voix La note est approuvée à l’unanimité. Madame la Présidente remercie les membres et lève la séance à 9 h 20. »

Les procès-verbaux « sténotypie »

Cette catégorie regroupe les deux formats les plus complets et les plus longs : le compte rendu exhaustif et le compte rendu intégral. Tous deux reprennent l’ensemble des échanges. Ils sont fréquemment utilisés pour les entretiens RH ou les commissions du personnel.

Le compte rendu exhaustif

Définition. Le compte rendu exhaustif retranscrit tous les échanges, membre par membre. Le plus souvent rédigé à la première personne, il reformule néanmoins les tournures familières et le langage parlé qui n’ont pas leur place à l’écrit. C’est l’un des formats les plus longs à produire. Il permet de connaître, au plus près de l’audio, ce qui a été dit et par qui. Il est utilisé pour les réunions d’entreprise, mais aussi par les professions médicales et juridiques.

Exemple.

« 2) RGPD : note aux salariés, pour avis M. MARTIN : Certains d’entre vous m’ont indiqué qu’ils n’avaient pas eu le temps de lire cette note. Je laisse donc à ceux qui le souhaitent le temps de la lire. Les membres lisent le document. M. MARTIN : Avez-vous eu le temps de lire ou relire ce document ? LES MEMBRES : Oui. M. MARTIN : Il y a eu un seul ajout, au paragraphe 3 : « Une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une disposition légale ou réglementaire. » C’est sur cet ajout que votre avis est demandé. M. ROBERT : J’aimerais des précisions sur ce point. M. MARTIN : Cette ligne a été ajoutée par les avocats-conseils de l’entreprise. Elle ne concerne que les durées légales demandées, par exemple lors d’un contrôle URSSAF. MADAME LA PRÉSIDENTE : Cela reste exceptionnel. Cette clause vise des cas peu courants. M. ROBERT : Dans ce cas, je suis d’accord. »

Le compte rendu intégral

Définition. Le compte rendu intégral, ou mot à mot, retranscrit l’ensemble des paroles exprimées, sans reformulation ni tri : expressions familières, tournures orales et répétitions sont conservées. C’est le format le plus connu du grand public. Il est utilisé pour les supports légaux et les comptes rendus obligatoires, et il est parfois accompagné d’un relevé de décisions, car il peut être très long — sa longueur dépendant directement de celle de l’audio.

Exemple.

« 2) RGPD : note aux salariés, pour avis M. MARTIN : Tout d’abord, on m’a indiqué avant la séance que certains membres n’avaient pas eu le temps de lire la note, donc je laisse à ceux qui le souhaitent le temps de la lire. Les membres lisent le document. M. MARTIN : C’est bon ? Vous avez tous eu le temps de lire ou relire ? LES MEMBRES : Oui, oui, c’est bon. M. MARTIN : Très bien. Vous avez peut-être remarqué qu’il y a seulement eu un ajout au paragraphe 3, une petite ligne dont je vais vous refaire la lecture : « Une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une disposition légale ou réglementaire. » C’est donc surtout là-dessus que portera l’avis. M. ROBERT : Je ne comprends pas bien ce que veut dire : en vertu d’une disposition légale ou réglementaire. M. MARTIN : C’est une ligne que les avocats nous ont demandé d’ajouter, au cas où il y aurait par exemple un contrôle URSSAF. Cela n’interviendra que pour les durées légales demandées, un peu plus longues que la limite habituelle du RGPD. MADAME LA PRÉSIDENTE : Oui, et cela reste vraiment exceptionnel. M. ROBERT : D’accord, tant que cela reste exceptionnel. »

Comment choisir ?

Le bon format dépend de vos obligations, de la nature de la réunion et de l’usage que vous ferez du document. En cas de doute, nos rédactrices vous orientent vers le format le plus adapté.

Vous souhaitez faire rédiger un compte rendu ou un procès-verbal ? Demandez un devis ou contactez-nous : nous intervenons dans toute la France, sur site comme à distance.