Cet article permettra de répondre à la question pourquoi choisir une entreprise extérieure pour la prise de notes, l'enregistrement audio et la rédaction de procès-verbaux en réunions d'entreprises, comme Atrium Secrétariat Externe, plutôt que de garder la rédaction en interne.
Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte dans le choix ou non d'externaliser la rédaction du procès-verbal pour vos réunions d'entreprise.
Le savoir-faire
La première chose à laquelle on pense, lorsque l'on veut externaliser n'importe quelle activité est : le savoir-faire. Normalement, l'entreprise choisie sera spécialisée dans le domaine. Ici, ce sera dans la rédaction, la retranscription.
Effectivement, Atrium Secrétariat Externe étant riche de plus de 20 années d'expériences dans ce domaine et travaillant avec des rédactrices spécialisées, vous pourrez vous attendre à un travail de qualité, un savoir-faire unique.
Le gain de temps
La raison suivante est liée à la première, car le savoir-faire en rédaction de procès-verbaux de réunions permet aussi un gain de temps.
La personne choisissant de passer par une entreprise externe pour faire la rédaction du procès-verbal de son CSE, CSSCT, CSP ou même de son entretien ou autres gagne du temps :
Lors de la réunion, il n'a plus à s'inquiéter de la prise de notes et l'enregistrement audio des différents échanges ; s'il choisit la prestation complète incluant la présence en réunion de notre rédactrice en présentiel ou distanciel.
Pour la rédaction du compte-rendu, qui peut prendre jusque 5h de retranscription pour une heure de réunion, notre rédactrice spécialisé se chargera de cela d'après des audios enregistrés soit par elle-même, soit par le client s'ils choisissent la prestation : retranscription d'après audio.
Le gain de temps se fait aussi sur le délai de rédaction. D'après notre expérience, les délais sont plus respectés avec notre entreprise par rapport à un Secrétaire de séance en interne pour la rédaction du procès-verbal. Le Secrétaire de séance interne devant souvent se charger de cette retranscription, en plus, de son travail journalier, alors que notre rédactrice se charge uniquement de la rédaction des comptes rendus, des procès-verbaux.
Nous nous chargeons aussi des relectures et corrections du procès-verbal.
En fonction de la formule choisie, nous pouvons nous occuper de toutes les étapes de la rédaction du procès-verbal de la réunion.
La neutralité
Une autre raison de choisir une entreprise extérieure pour la retranscription de vos procès-verbaux est le respect des mots ; qui est notre signature.
Le fait d'être une entreprise extérieure permet de ne pas prendre parti par rapport aux sujets traités en réunion d'entreprise. Quelque soit l'ordre du jour de la réunion, notre rédactrice reste impartiale et neutre.
Les propos retranscrits ne sont pas influencés par des informations en interne. Ainsi, ils reprennent plus ou moins en fonction du type de procès-verbal choisi, les interventions des personnes présentes.
La volonté de faire travailler d'autres entreprises
Dans la situation actuelle, il ne faut pas oublier l'entraide entre entreprises, mais aussi entre les personnes qui nous entourent.
Effectivement, le fait de faire appel à d'autres entreprises spécialisées dans certains domaines permet d'aider ces, souvent plus petites, entreprises.
Atrium Secrétariat Externe est une petite entreprise familiale qui emploi des rédactrices en fonction des missions et des réunions. Plus d'entreprises nous font participer à leur réunion et souhaite collaborer avec nous, plus nos rédactrices ont de missions.
L'économie actuelle fonctionnant ainsi, il semble important de rappeler que nous dépendons les uns des autres et que choisir d'autres entreprises peut paraître une petite chose pour les plus grandes entreprises, mais pour les TPE et PME, cela peut signifier beaucoup.
"C'est peut-être un détail pour vous, mais pour moi ça veut dire beaucoup."
Nous serons ravis de vous répondre rapidement.