Secrétaire de séance : 3 basiques pour réussir vos procès-verbaux

Voici trois fondamentaux pour être un bon secrétaire de séance en commission ou en comité. Chez ASE — Atrium Secrétariat Extérieur, la rédaction de comptes rendus et de procès-verbaux de réunion est notre métier depuis plus de 20 ans : nous accompagnons les secrétaires et secrétaires adjoints des CSE, CSSCT, CSP (Commission Secondaire du Personnel), assemblées générales et conseils d’administration.

Cet article s’adresse à toute personne qui n’a jamais été secrétaire de CSE, de CSSCT ou d’une autre réunion. Il reprend les bases de la rédaction du procès-verbal : la prise de notes, l’enregistrement audio et la rédaction.

Vous connaissez déjà ces impératifs mais souhaitez faire appel à un service spécialisé ? Contactez-nous.

1. Savoir prendre des notes pendant la réunion

La prise de notes paraît simple, mais elle demande de la technique et de savoir repérer les informations utiles à la rédaction. Les éléments à noter en priorité :

• L’heure de début et de fin de la réunion (et, le cas échéant, les horaires de pause — par exemple la pause méridienne d’une réunion de CSE qui dure la journée).
• Les personnes présentes, les absents excusés et leurs fonctions : Président, Secrétaire, Trésorier, membres titulaires et suppléants, organisations syndicales.
• Les points de l’ordre du jour, qui structurent le procès-verbal et situent chaque échange dans le déroulé.
• Les prises de parole : c’est le plus complexe. Participer à la réunion tout en notant qui parle et à quel moment est difficile — c’est souvent la raison pour laquelle les secrétaires font appel à notre service.

2. Faire l’enregistrement audio de la réunion

L’enregistrement audio d’une réunion (CSE, CSSCT, CSP, AG…) dépend de l’accord des membres : la loi Rebsamen autorise l’enregistrement si la majorité y consent.

Nous privilégions l’enregistrement audio lorsque c’est possible : il permet de rédiger un procès-verbal fidèle à ce qui a réellement été dit, et non à la seule mémoire ou à des notes parfois incomplètes.

La qualité du fichier audio dépend de deux facteurs :

• Le matériel : nous proposons la location d’un enregistreur audio professionnel, simple d’utilisation (nous utilisons notamment des enregistreurs Olympus).
• L’emplacement de l’enregistreur : à placer au centre, en évitant les sources de bruit, pour capter l’ensemble des participants.

3. La rédaction du procès-verbal

La qualité de la rédaction dépend directement de la prise de notes et de l’enregistrement. Il faut ensuite choisir le format adapté : nous détaillons les cinq possibilités dans notre article sur les types de comptes rendus et procès-verbaux.

Même pour un compte rendu succinct, la rédaction prend du temps : comptez de 2 à 5 heures de travail pour chaque heure de réunion. Nos clients nous sollicitent souvent lorsqu’ils sont dépassés par cette tâche et les délais à respecter.

Nous respectons les délais convenus en amont de la réunion :

• 10 jours ouvrés en délai normal (conforme à la loi Rebsamen) ;
• 3 à 5 jours ouvrés en délai court ;
• 48 à 72 heures en délai urgent.

Chaque réunion et chaque entreprise ont leurs codes : notre rédactrice s’adapte à votre contexte pour répondre à vos attentes, dans le respect des mots.

Besoin d’aide pour vos procès-verbaux ? Demandez un devis.